¿Qué es y cómo usar una base de datos?

Toda estructura que reúna información, requiere de una base de datos, y posiblemente durante tu vida hayas interactuado con más de una: las guías telefónicas, los repositorios, los programas de computadores.

Por eso no nos extrañaría que si te preguntamos qué es una base de datos, tengas una buena respuesta a mano: más o menos técnica, pero certera. Sin embargo, ¿sabes lo que puede representar una base de datos para un ecommerce? 

Eso sospechábamos: en materia de tiendas virtuales, la necesidad de una base de datos, más allá del registro que hace de los pedidos la propia plataforma en que la tengas implementada, no queda muy clara.

Así que, en este post, nos proponemos repasar el concepto detrás de las bases de datos, así como sus ventajas y desventajas para los comercios electrónicos. ¿Aún tienes dudas de que te haga falta una? ¡Sigue leyendo y descubre qué tanto la necesitas en tu negocio!

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es, en esencia, un banco donde se reúne gran cantidad de información. Cada parte que compone una base de datos tiene su temática, categorización y orden, sin embargo, todas tendrán en común algún tipo de relación que permite clasificarlas de forma conjunta.

Existen un sinfín de tipos de bases de datos: documentales, relacionales, transaccionales, multidimensionales, jerárquicas, y muchas más. Además, son varios los tipos que pueden funcionar para las tiendas virtuales.

Pero, ya entrando en materia y para no complicarla demasiado, permítenos comentarte lo que a nuestro juicio debería tener en cuenta una base de datos para ecommerce…

¿Qué debe incluir una buena base de datos para ecommerce?

Sabiendo ya qué son las bases de datos, es comprensible que este banco de información donde se reunirá un buen volumen de información, tenga dos vertientes fundamentales para un ecommerce.

La información más relevante para una base de datos de ecommerce deben ser:

• Datos de los usuarios: En este apartado, la base debe reunir el nombre, DNI, dirección, email, dirección fiscal, perfiles de redes y toda la información que tengamos disponible de los clientes.
• Datos de sus compras: Por otra parte, son de igual importancia los productos que esos usuarios compran, la frecuencia de sus pedidos, el volumen de las compras, sus preferencias, tendencias, etc.

Quizás te estés preguntando ¿por qué son tan importantes estos datos?, ¿no es suficiente con registrar las ventas, y mantener un registro de los clientes que repiten? Bueno, entonces necesitas saber aún…

¿Qué puedes hacer con una base de datos en tu ecommerce?

Una base de datos en un ecommerce no solo se limita a almacenar la información relativa a las órdenes de los clientes y el precio de los productos, sus cantidades, etc., sino que, bien utilizadas, pueden brindar las siguientes ventajas:

1. Estudiar datos

La recopilación de datos que se lleva a cabo en las bases de datos de un ecommerce, permiten reconocer tendencias de compras y otros datos que te darán pautas para conformar estrategias de marketing a corto y a largo plazo más efectivas.

Ninguna información que tengas con respecto a tu ecommcerce y a los movimientos de tus productos debe ser infravalorada, pues podría aportar más información relevante de la que posiblemente imagines.

2. Rastrear y gestionar transacciones

Las bases de datos también ayudan a rastrear y gestionar las transacciones en tu ecommerce, o lo que es lo mismo las órdenes. Por ello, no deben ser consideradas registros históricos de ventas, sino una herramienta en constante actualización para la gestión de los pedidos.

3. Estructurar información

No importa la cantidad de productos que tengas en tu tienda, siempre es posible organizarlas bajo distintos criterios que permitan que luego, la aplicación del ecommerce no tenga que demorarse ni sobrecargarse con la información, sino que podrá ocuparse exclusivamente de la estructura de la misma.

4. Organizar productos

Si tu ecommerce tiene solamente una decena de productos, quizás no te sea muy complicado clasificarlos y mantenerlos ordenados para tu propio beneficio y para el de la experiencia del usuario en tu web.

Pero si, por el contrario, cuentas con una gran cantidad de productos, que casi siempre tienen variantes, estilos y colores distintos, una base de datos sin dudas puede ayudarte a mantener todo organizado de forma más eficiente.

¿Cómo usar una base de datos en tu ecommerce?

Tras determinar cómo será tu base de datos, las distintas tablas que deberás usar y el programa que utilizarás para implementarlas (puedes comenzar con Excel si no quieres lanzarte a un software más complicado como SQL Server u Oracle).

Será hora de tener ciertos aspectos en cuenta para el correcto uso de esta base:

1. Diseña una base de datos lógica y completa

Lo primero que debes hacer, es tomar nota de las tablas que, a grandes rasgos, necesitas para conformar tu base de datos.

Ten en cuenta que además de los nombres de cada apartado y la cantidad de columnas, deberás tener una tabla distinta para los productos, clientes, pedidos conjuntos y pedidos individuales.

Si tu empresa es más abarcadora, puede que también te convenga incluir tablas para los proveedores, empresas de envío, pagos, distribuidores y muchos otros aspectos.

2. Ten una estructura clara y organizada

En la tabla correspondiente a los productos de tu catálogo, deberás tenerlo todo organizado en función de categorías, subcategorías, atributos de cada producto, variantes de los mismos, etc.

Esta organización es esencial para tener una visión más precisa a la hora de realizar inventarios, o incluso para tomar decisiones con respecto a la viabilidad de cada producto y su aprovechamiento en distintas acciones comerciales.

3. Centraliza toda tu información

Por supuesto, tener un montón de tablas para cada uno de los aspectos de tu empresa no constituye en sí una base de datos.

Será necesario que ordenes tu información en una base de datos centralizada, como un PIM (Sistema de Gestión de Información de Productos), que permita importar tus bases de datos, revisar información, sincronizarla, automatizar procesos, etc.

A nuestro parecer, si tienes un ecommerce con un gran volumen de productos, no tienes opción. Para la gran cantidad de información que debes procesar, es poco práctico que sabiendo qué es una base de datos, simplemente decidas no implementarla.

Sin embargo, siempre será tu decisión. Por lo pronto, esperamos que este artículo te haya servido para aprender todo lo bueno que puede aportarle esta herramienta a tu negocio.